Jak rozliczać podróż służbową?

Rozliczenie podróży służbowej to proces polegający na uzyskaniu zwrotu kosztów poniesionych w związku z wyjazdem służbowym. Koszty te obejmują m.in. dietę, przejazdy, noclegi, koszty wyżywienia i inne wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Przeczytaj również: Co to jest program Mój Elektryk?

Sprawdź naszą ofertę wirtualne biuro Kraków! 

Polecamy też zobaczyć stronę Coworking Kraków.

Wymagania formalne

Rozliczenie podróży służbowej musi spełniać określone wymagania formalne. Przede wszystkim należy przedstawić polecenie wyjazdu służbowego, wydane przez pracodawcę lub zleceniodawcę. Polecenie to powinno zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika lub zleceniobiorcy,
• cel podróży,
• miejsce i czas wyjazdu oraz powrotu,
• wysokość diet i innych należności przysługujących pracownikowi lub zleceniobiorcy.

Do rozliczenia podróży służbowej należy również przedstawić dokumenty potwierdzające poniesione koszty. W przypadku diet i ryczałtów za noclegi nie jest wymagane ich udokumentowanie.

Proces rozliczenia

Rozliczenie podróży służbowej odbywa się zazwyczaj w następujących krokach:

1. Pracownik lub zleceniobiorca sporządza rachunek kosztów podróży służbowej. Rachunek powinien zawierać następujące informacje:
   • imię i nazwisko pracownika lub zleceniobiorcy,
   • cel podróży,
   • miejsce i czas wyjazdu oraz powrotu,
   • poniesione koszty,
   • dowody potwierdzające poniesione koszty.
2. Pracownik lub zleceniobiorca składa rachunek kosztów podróży służbowej u pracodawcy lub zleceniodawcy.
3. Pracodawca lub zleceniodawca weryfikuje rachunek kosztów podróży służbowej.
4. W przypadku pozytywnej weryfikacji pracodawca lub zleceniodawca dokonuje zwrotu kosztów podróży służbowej.

Wysokość diet i ryczałtów

Wysokość diet i ryczałtów za podróże służbowe jest określona w przepisach. W przypadku podróży krajowych wysokość diet wynosi:

• 30 zł za dobę,
• 75% diety za dobę za czas podróży w godzinach nocnych,
• 50% diety za dobę za dojazd w jedną stronę.

W przypadku podróży zagranicznych wysokość diet wynosi:

• 38 zł za dobę za kraje europejskie,
• 65 zł za dobę za kraje pozaeuropejskie.

Wysokość ryczałtów za noclegi w podróży krajowej wynosi:

• 130 zł za dobę w hotelu,
• 70 zł za dobę w pensjonacie lub pokoju gościnnym.

W przypadku podróży zagranicznej wysokość ryczałtów za noclegi wynosi:

• 200 zł za dobę w hotelu w krajach europejskich,
• 250 zł za dobę w hotelu w krajach pozaeuropejskich.

Udokumentowanie podróży służbowej

W przypadku podróży służbowej należy dokumentować poniesione koszty. Do najważniejszych dokumentów potwierdzających poniesione koszty należą:

• faktury za przejazdy, rezerwacje na noclegi, bilety wstępu,
• rachunki za usługi gastronomiczne,
• rachunki za inne wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych.

W przypadku gdy uzyskanie faktury lub rachunku nie było możliwe, pracownik lub zleceniobiorca może złożyć pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Skontaktuj się z naszym wirtualnym biurem, abyśmy mogli przedstawić Ci naszą ofertę i porozmawiać o Twoich potrzebach!

Rozliczenie podróży służbowej przedsiębiorcy

Przedsiębiorca może rozliczyć koszty podróży służbowej jako koszty uzyskania przychodów. W tym celu przedsiębiorca musi udokumentować poniesione koszty i wykazać, że wyjazd miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Do najważniejszych dokumentów potwierdzających poniesione koszty w przypadku podróży służbowej przedsiębiorcy należą:

• faktury za przejazdy, rezerwacje na noclegi, bilety wstępu,
• rachunki za usługi gastronomiczne,
• rachunki za inne wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych,
• oświadczenie o czasie spędzonym w podróży służbowej.

Podsumowanie

Rozliczenie podróży służbowej to proces, który należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wymaga on spełnienia określonych wymagań formalnych, w tym przedstawienia polecenia wyjazdu służbowego, rachunku kosztówshareWyszukaj w Google